Una fotocopiadora multifuncional será una pieza casi imprescindible si vamos a montar una nueva oficina o estamos actualizando la que ya tenemos, elegir la fotocopiadora adecuada es importante para garantizar el buen funcionamiento del negocio. Hay muchas fotocopiadoras multifuncionales en el mercado con una amplia gama de características y precios entre los que se puede elegir.
¿Qué funciones necesitas? ¿Qué características sería bueno tener? ¿Cuáles son completamente innecesarios para su negocio? La investigación de productos puede convertirse rápidamente en una distracción importante y en un compromiso de tiempo a medida que profundiza cada vez más en las diversas opciones para su negocio. Es por eso que hemos reunido esta lista de las preguntas más importantes que debemos hacernos al comenzar la búsqueda de una nueva impresora multifunción (MFP) .
Índice
Preguntas que hacernos antes de comprar una fotocopiadora multifuncional
Se estima que los costos de impresión y copiado pueden sumar entre el 1% y el 3% de los ingresos anuales de una empresa, por lo que esta es una decisión importante. Hacer estas preguntas fundamentales puede ayudarnos a reducir las necesidades específicas y enfocar la mente al elegir la fotocopiadora que se ajuste a nuestras necesidades.
¿Cuál es el propósito de esta fotocopiadora multifuncional?
Puede parecer sencillo (imprimir, obviamente), pero determinar exactamente lo que desea que su dispositivo pueda hacer o no hacer al principio del proceso pueda afectar drásticamente cuánto terminará pagando y qué tan confiable será su fotocopiadora en última instancia. Pregúntate:
- ¿Voy a imprimir en color o es suficiente con blanco y negro (monocromo)?
- ¿Necesito un dispositivo inteligente que pueda leer texto con OCR y enrutar documentos automáticamente?
- ¿Necesitaré funciones de acabado como grapado para la creación de folletos?
- ¿El dispositivo será utilizado constantemente por algunas personas o los visitantes también necesitarán imprimir?
¿Cuánto imprimiré?
Como regla general, los volúmenes de impresión mensuales se pueden traducir en velocidad de impresión medida en páginas por minuto (ppm). Por ejemplo, las empresas que imprimen de 4.000 a 7.000 páginas por mes generalmente estarán satisfechas con un dispositivo de 25 ppm (páginas por minuto), mientras que las empresas que imprimen hasta 20.000 páginas por mes a menudo querrán considerar un dispositivo que pueda manejar 50 ppm o más.
¿Cuál es tu presupuesto para comprar o alquilar la fotocopiadora multifuncional?
Comprar o alquilar con solo un presupuesto en mente no es la mejor manera de tomar una decisión importante para tu negocio. Sin embargo, es una consideración importante a la hora de encontrar la fotocopiadora adecuada.
Las fotocopiadoras de calidad empresarial típicas pueden rondar entre los 4.000 y los 16.000 euros. Una impresora de producción para empresas de impresión costará incluso más que el precio de las fotocopiadoras de gama más alta. Dado que los precios de las impresoras multifunción pueden variar de forma tan drástica, es fundamental saber cuánto estamos dispuestos a gastar al principio del proceso.
Otra consideración es si deseas comprar el dispositivo directamente y tratarlo como un gasto de capital o si prefiere alquilar la fotocopiadora para que pueda tratarse como un gasto comercial.
¿Has planificado los consumibles y el servicio?
El costo inicial de una fotocopiadora es una consideración importante, pero también debe presupuestar el costo total de propiedad de la fotocopiadora. Los consumibles como la tinta o los cartuchos de toner pueden convertirse en un gasto considerable con el tiempo. También debe decidir si pagará el servicio según el tiempo y los materiales o si firmará un contrato por servicio de renting.
La facilidad y el costo de reemplazo de los suministros son factores importantes a tener en cuenta al elegir una fotocopiadora. Después de todo, reemplazar el toner y la tinta probablemente será uno de los servicios más comunes que se realizan en la fotocopiadora durante su vida útil.
¿La empresa que está comprando o alquilando tiene un proceso de pedido fácil o tiene que pasar por el aro, esperar en espera o comunicarse con el fabricante? Además del costo, los cartuchos de tinta y toner pueden convertirse en un dolor de cabeza si no existe una forma rápida y eficiente de obtener reemplazos. En MundOficina, ofrecemos a nuestros clientes diferentes opciones para adquirir sus suministros.
- Suministro automático de tóner para clientes en nuestros contratos de servicio integral bajo el modelo de renting de impresoras.
- Compra de consumibles a través de nuestra tienda online.
- Hablar con alguien nuestro equipo comercial (¡para aquellos que aún prefieren levantar el teléfono y hablar con un humano!)
¿Funcionará con tu equipo existente?
¿Mac o PC? ¿Importa siquiera a la hora de elegir una fotocopiadora? (Pista… Sí. ) ¿Existen diferentes soluciones para integrar su sistema con su nueva copiadora?
Estas son preguntas importantes que debe hacerse antes de tomar una decisión de compra final o alquiler. Asegurar la compatibilidad con los equipos existentes en tu oficina es esencial. ¿Se pueden utilizar todas las funciones esenciales que ha identificado en su oficina o son específicas de sistemas operativos particulares u otros factores de red?
¿Qué fotocopiadora multifuncional comprar o alquilar?
Elegir una fotocopiadora para tu negocio no siempre es una tarea sencilla. En general las compañías de alquiler y venta de estos equipos, no solo le ofrecemos una cotización. Evaluamos tus necesidades de impresión y diseñamos una solución que satisfaga esas necesidades tanto hoy como en el futuro.
¿Aún no estás listo para apretar el gatillo en un nuevo dispositivo? Una evaluación de impresión gratuita le ayudará a determinar si realmente necesita una actualización, este es alguno de los servicios que le ofrecemos desde MundOficina.
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