Vamos a ver que es el renting impresoras multifunción. Una impresora multifunción o multifuncional es un dispositivo que combina la funcionalidad de una impresora, fotocopiadora, escáner y / o fax en una sola máquina. Las impresoras multifunción son una opción común para las empresas con presupuesto limitado que desean consolidar activos, reducir costos y mejorar el flujo de trabajo. A medida que avanza hacia flujos de trabajo más digitales, eche un vistazo a nuestra lista de impresoras multifunción recomendadas específicamente para escanear documentos.
Índice
Consideraciones a evaluar para decidirnos por el renting impresoras multifunción
Para tomar una decisión informada sobre qué impresora multifunción es adecuada para ti y tu negocio, debe hacer las preguntas correctas. Cosas que debes saber antes de alquilar una impresora multifunción.
Conoce tus requisitos.
Comprende que necesitas de la impresora multifunción para ti y sus usuarios finales. Más allá de imprimir y copiar, ¿cómo deseas utilizar la impresora multifunción para ayudar a administrar documentos, reducir el papel, simplificar el flujo de trabajo, escanear a la nube, trabajar de forma remota, etc.? ¿Cuántos trabajos de copia, impresión, fax, escaneo y correo electrónico ejecutará cada día? ¿Cuántos usuarios compartirán el dispositivo? ¿La necesitas a color? ¿Inalámbrica? ¿Conectada a la nube y al móvil? Hay una serie de requisitos a tener en cuenta.
Conoce el costo total de propiedad (TCO) y los beneficios de costo / valor.
Al evaluar una impresora multifunción, ten cuidado, no valores solamente el costo del hardware inicial (la impresora). Hay otros factores a considerar, incluido el costo de los suministros. Una vez que se toman en consideración los costos de la tinta, las impresoras multifunción de inyección de tinta, inicialmente percibidas como de bajo costo, a menudo resultan tener un TCO equivalente o más alto que las impresoras multifunción láser de mejor desempeño. El TCO también puede aumentar significativamente para los dispositivos que son difíciles de usar y mantener, poco confiables o que carecen de las funciones y la capacidad para producir de manera eficiente y efectiva los resultados que necesitas.
Tu impresora multifunción puede convertirse en un activo útil para administrar y controlar los costos de impresión y procesamiento de imágenes, y también puede agregar nuevas capacidades a su organización si eliges sabiamente. Considera cómo las impresoras multifunción pueden abordar el costo total de propiedad de los activos de impresión y procesamiento de imágenes, consolidar y mejorar la administración de los recursos en toda la organización y mejorar la eficiencia de los procesos comerciales.
Sepa lo que tienen que decir los terceros.
Compara los datos sobre el desempeño real y los problemas de administración y soporte promovidos en las hojas de especificaciones del proveedor con datos de agencias de pruebas independientes. ¿Qué dicen las personas con experiencia en la industria sobre la calidad y el rendimiento del producto que estás considerando?
Descubre lo fácil que es conectarse a una red existente.
Considera la facilidad con la que el sistema de impresora multifunción se integrará con tu red existente. ¿Es fácil de implementar? ¿Requiere una formación inicial mínima? ¿Viene con software o asistentes para guiarte a través de la instalación, solución de problemas y actualización?
Si su grupo de trabajo necesita imprimir desde varios dispositivos distribuidos (teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, etc.) en una ubicación de fácil acceso, considere comprar una impresora multifunción inalámbrica o WiFi. Las impresoras multifunción WiFi se conectan a una red sin necesidad de estar cableadas o conectadas a esa red. Esto permite una fácil impresión móvil, sin cables antiestéticos con los que tropezar.
Descubre lo fácil que es de usar.
Evita los cuellos de botella y el costoso tiempo de inactividad de los empleados al encontrar una impresora multifunción que sea fácil de operar. Comprueba si existen interfaces de usuario intuitivas, requisitos mínimos de formación y ayuda y documentación en línea de fácil acceso. Si necesitas soporte técnico, verifica que el producto esté respaldado por el servicio y la cobertura de soporte proporcionados por el fabricante.
Las interfaces tipo tableta hacen que las impresoras multifunción de última generación sean especialmente fáciles de usar. Te permiten tocar, deslizar, pellizcar y desplazarse como lo haría en un teléfono inteligente o tableta. Y con las aplicaciones integradas en la interfaz, puede agregar, eliminar o intercambiar herramientas para sus propios flujos de trabajo personalizados.
Las impresoras multifunción móviles y conectadas a la nube facilitan el trabajo desde prácticamente cualquier lugar. En estas impresoras multifunción, las aplicaciones se convierten en su acceso directo para descargar, compartir, imprimir, escanear, distribuir e incluso traducir documentos sobre la marcha.
Conoce sus habilidades multitarea.
Busque una impresora multifunción que realmente sea multifuncional. ¿Pueden los usuarios acceder a cada función que necesitan, incluso si ya están en uso otras funciones? Tenga en cuenta que algunos productos, como los Todo en Uno (AiO), ofrecen múltiples funciones en un solo dispositivo, pero es posible que no realicen múltiples tareas simultáneamente. Si no pueden ofrecer todas las funciones de una impresora multifunción al mismo tiempo, puede correr el riesgo de tiempo de inactividad debido a cuellos de botella.
Conoce las capacidades de comunicación bidireccional en el renting impresoras multifunción.
Si no se comunica información oportuna y precisa a los usuarios y administradores sobre el estado de los trabajos, las colas y los dispositivos, tú y tu personal tendrá que intervenir más para resolver, prevenir o anticipar problemas. La comunicación bidireccional sólida, tanto en la impresora multifunción como a través de la red, es esencial para mantener un producto funcionando de manera constante. Busca las capacidades de estado del dispositivo y del trabajo de impresión desde el escritorio y la capacidad de ver todas las colas de trabajos en el dispositivo y en la red.
Conoce la administración de dispositivos, la inteligencia remota y el soporte disponibles.
Ten en cuenta el compromiso del proveedor de proporcionar herramientas y utilidades robustas para la gestión de flotas y dispositivos. Esto es algo que quizás desees ahora o en el futuro. Busca software de gestión de relaciones con dispositivos que optimice la disponibilidad y el tiempo de actividad de la impresora multifunción. ¿El proveedor proporciona un tiempo de respuesta superior y proporciona una calidad de servicio constante? Lo importante es que tu impresora multifunción se mantendrá en funcionamiento para asegurarte de tener una oficina eficiente y productiva.
¿Qué te parece este artículo? Renting impresoras multifunción. Si tienes cualquier duda o aportación que quieras compartir al respecto, te invitamos a dejar un comentario.
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